Правилник о поступцима јавнe набавке унутар Дома за децу ометену у развоју “Колевка”

Дел.број: 01-1636 Датум: 16.10.201 На основу члана 22 став 1. Закона о јавним набавкама ( „Службени гласник РС“, број 124/2012), а у вези са Правилником о садржини акта којим се ближе уређује поступак јавне набавке унутар наручиоца („Службени гласник РС“, број 106/2013) и члана 35. Статута Дома за децу ометену у развоју “Колевка”, директор Дома за децу ометену у развоју “Колевка”је дaнa 16.10.2014.гoдине донео ПРАВИЛНИК О ПОСТУПЦИМА ЈАВНЕ НАБАВКЕ УНУТАР ДОМА ЗА ДЕЦУ ОМЕТЕНУ У РАЗВОЈУ “ КОЛЕВКА” Предмет, подручје примене и циљеви Члан 1. Овим Правилником и усвојеним актима Наручиоца, у складу са Правилником о садржини акта којим се ближе уређује поступак јавне набавке унутар наручиоца („Службени гласник РС“, број 106/2013) уређује се поступак јавне набавке унутар Дома за децу ометену у развоју “Колевка” (у даљем тексту: Правилник). Правилником се уређују учесници, одговорности, начин обављања послова јавних набавки у складу са Законом о јавним набавкама (у даљем тексту: Закон), а нарочито се уређује: - начин планирања набавки (критеријуми, правила и начин одређивања предмета јавне набавке и процењене вредности, начин испитивања и истраживања тржишта), - одговорност за планирање, - циљеви поступка јавне набавке, - начин извршавања обавеза из поступка, - начин обезбеђивања конкуренције, - спровођење јавних набавки - начин праћења извршења уговора о јавној набавци. Циљ Правилника је да се набавке спроводе у складу са Законом, да се обезбеди једнакост, конкуренција и заштита понуђача од било ког вида дискриминације, да се обезбеди благовремено прибављање добара, услуга и радова уз најниже трошкове и у складу са објективним потребама Дома за децу ометену у развоју “Колевка”, (у даљем тексту: Дом). Општи циљеви Правилника су: - јасно и прецизно уређивање и усклађивање обављања свих послова јавних набавки, а нарочито планирања, спровођења поступка и праћења извршења уговора о јавним набавкама; - утврђивање обавезе писане комуникације у поступку јавне набавке и у вези са обављањем послова јавних набавки; - евидентирање свих радњи и аката током планирања, спровођења поступка и извршења уговора о јавним набавкама; - уређивање овлашћења и одговорности у свим фазама јавних набавки; - дефинисање услова и начина професионализације и усавршавања запослених који обављају послове јавних набавки, са циљем правилног, ефикасног и економичног обављања послова из области јавних набавки; - дефинисање општих мера за спречавање корупције у јавним набавкама. Члан 2. Овај Правилник је намењен свим радним јединицама и функцијама унутар Дома које су, у складу са важећом регулативом и унутрашњим општим актима, укључени у планирање набавки спровођење поступака јавних набавки и извршење уговора. Елементи Плана јавних набавки Члан 3. Дом као Наручилац има обавезу да до 31.јануара текуће године донесе План набавки за текућу годину. План набавки обухвата План јавних набавки и План набавки на које се закон не примењује. План јавних набавки Дома обухвата: Добра – која обухватају сва добра за којима наручилац има потребу, Услуге – које обухватају све набавке које се сврставају у домен услуга за којима наручилац има потребу. Радове – који обухватају све радове за којима наручилац има потребу. План јавних набавки и набавки Дома је сачињен у форми табеле којом су обухваћени сви елементи у складу са Законом о јавним набавкама, Правилником о форми и садржини плана набавки и извештаја о извршењу плана набавки, и усаглашен је са буџетом Републике Србије, територијалне аутономије и финансијским планом Дома. Предлог Плана јавних набавки и набавки сачињава секретар Дома или____________, у сарадњи са свим непосредним руководиоцима/ шефовима радних јединица у Дому и осталим функцијама који учествују у поступку планирања на обрасцу из става 1. овог члана, а усваја га директор Дома. Начин планирања Члан 4. Правилникoм се уређују поступци, рокови израде, доношење плана набавки, измена плана набавки, извршење плана набавки, надзор над извршењем, извештавање, овлашћења и одговорност организационих јединица, односно лица која учествују у планирању, као и друга питања од значаја за поступак планирања. Комуникација унутар наручиоца у поступку јавних набавки одвија се писменим путем. Учесници планирања, Корисници набавке и лица задужена за праћење реализације уговора о јавној набавци дужна су да све потребе, измене или допуне везане за јавне набавке доставе у писменој форми и потпишу. Члан 5. Приликом планирања јавне набавке нарочито се узимају у обзир следећи критеријуми: 1. да ли је предмет набавке у функцији обављања делатности и у складу са планираним циљевима који су дефинисани у релевантним документима (прописи, стандарди, годишњи програми пословања, усвојене стратегије и акциони планови...); 2. да ли техничке спецификације и количине одређеног предмета набавке одговарају стварним потребама наручиоца; 3. да ли је процењена вредност набавке одговарајућа с обзиром на циљеве набавке, а имајући у виду техничке спецификације, неопходне количине и стање на тржишту (цена и остали услови набавке); 4. да ли постоје друга могућа решења за задовољавање исте потребе и које су предности и недостаци тих решења у односу на постојеће; 5. стање на залихама, односно праћење и анализа показатеља у вези са потрошњом добара (дневно, месечно, квартално, годишње и сл); 6. прикупљање и анализа постојећих информација и база података о добављачима и закљученим уговорима; 7. праћење и поређење трошкова одржавања и коришћења постојеће опреме у односу на трошкове нове опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта постојеће опреме и сл; 8. трошкови животног циклуса предмета јавне набавке (трошак набавке, трошкови употребе и одржавања, као и трошкови одлагања након употребе); 9. ризици и трошкови у случају неспровођења поступка набавке, као и трошкови алтернативних решења. Начин исказивања потреба, провера исказаних потреба и утврђивање стварних потреба за сваку појединачну набавку Члан 6. Секретар Дома (у даљем тексту: Носилац планирања), пре почетка поступка пријављивања потреба за предметима набавки, доставља у писаној форми радним јединицама Дома и осталим учесницима упутство за планирање јавних набавки(у даљем тексту: Учесници планирања). Члан 7. Упутство из члана 6. овог Правилника се израђује у складу са важећим процедурама и садржи методологију за утврђивање и исказивање потреба за предметима набавки, као и критеријуме и мерила који су од значаја за одређивање редоследа приоритета набавки, оцену оправданости исказаних потреба и процену вредности набавке. Упутством за планирање јавних набавки се одређују полазни елементи за планирање потреба који се базирају на: подацима о извршеним набавкама, стању залиха и очекиваним променама у вршењу појединих пословних активности у складу са развојним циљевима, као и релевантни подаци у вези са пројекцијом макроекономских и других релевантних тржишних кретања у планској години. Упутством за планирање јавних набавки се унифицира и стандардизује исказивање потребе за одређеним добрима, услугама и радовима и одређује се који Учесник планирања, планира које предмете набавки. Члан 8. Поступак планирања Учесник планирања који учествују у поступку планирања почиње утврђивањем стварних потреба за предметима набавки, које су неопходне за обављање редовних активности из делокруга и које су у складу са постављеним циљевима. Стварне потребе за добрима, услугама и радовима које треба набавити организационе јединице одређују у складу са критеријумима за планирање набавки. Члан 9. Проверу да ли су исказане потребе у складу са критеријумима за планирање набавки врши Носилац планирања у сарадњи са _______________________. Након извршене провере, Носилац планирања обавештава Учеснике планирања о свим уоченим неслагањима потреба са критеријумима за планирање набавки. Члан 10. Након пријема обавештења из члана 9. Правилника, Учесници планирања врше неопходне исправке и утврђују стварну потребу за сваку појединачну набавку, о чему обавештавају Носиоца планирања. Правила и начин одређивања предмета набавке и техничких спецификација предмета набавке Члан 11. Предмет набавке су добра, услуге или радови који су одређени у складу са Законом и Општим речником набавки. Техничким спецификацијама се предмет набавке одређује у складу са Законом и критеријумима за планирање набавки, тако да се предмет набавке опише на једноставан, јасан, објективан, разумљив и логично структуиран начин. Правила и начин одређивања процењене вредности набавке Члан 12. Процењена вредност набавке одређује се у складу са техничким спецификацијама утврђеног предмета набавке и утврђеним количинама, а као резултат претходног искуства у набавци конкретног предмета набавке и спроведеног истраживања тржишта. Начин испитивања и истраживања тржишта предмета набавке Члан 13. Секретар Дома испитује и истражује тржиште сваког појединачног предмета набавке, и то тако што: испитује степен развијености тржишта, упоређују цене више потенцијалних понуђача, прати квалитет, период гаранције, начин и трошкове одржавања, рокове испоруке, постојеће прописе и стандарде, могућности на тржишту за задовољавање потреба наручиоца на другачији начин и др. Секретар Дома испитује и истражује тржиште на неки од следећих начина: - испитивањем претходних искустава у набавци овог предмета набавке (постојеће информације и базе података о добављачима и уговорима); - истраживањем путем интернета (ценовници понуђача, Портал јавних набавки, сајтови других наручилаца, сајтови надлежних институција за објаву релевантних информација о тржишним кретањима...); - испитивање искустава других наручилаца; - примарно сакупљање података (анкете, упитници...); - на други погодан начин, имајући у виду сваки предмет набавке појединачно. Одређивање одговарајуће врсте поступка и утврђивање истоврсности добара, услуга и радова Члан 14. Носилац планирања, након утврђивања списка свих предмета набавки, одређује укупну процењену вредност истоврсних предмета набавки на нивоу читавог наручиоца. Носилац планирања одређује врсту поступка за сваки предмет набавке, у складу са укупном процењеном вредношћу истоврсног предмета набавке, и у складу са другим одредбама Закона. У складу са претходно дефинисаном врстом поступка, Носилац планирања обједињује сва истоврсна добра, услуге и радове у јединствени поступак, где год је то могуће, имајући у виду динамику потреба и плаћања. Начин одређивања периода на који се уговор о јавној набавци закључује Члан 15. Носилац планирања у сарадњи са Учесницима планирања одређује период на који се уговор о јавној набавци закључује, у складу са важећим прописима и реалним потребама наручиоца, начелом економичности и ефикасности, а као резултат истраживања тржишта сваког предмета набавке. Одређивање динамике покретања поступка набавке Члан 16. Динамику покретања поступака набавки одређује Носилац планирања, у складу са претходно дефинисаним оквирним датумима закључења и извршења уговора, а имајући у виду врсту поступка јавне набавке који се спроводи за сваки предмет набавке, објективне рокове за припрему и достављање понуда, као и прописане рокове за захтев за заштиту права. Испитивање оправданости резервисане јавне набавке Члан 17. Секретар, као резултат истраживања тржишта сваког предмета набавке, одређује да ли је оправдано (могуће или објективно) спровести резервисану јавну набавку. Испитивање оправданости заједничког спровођења јавне набавке Члан 18. Носилац планирања одређује да ли је оправдано заједничко спровођење јавне набавке, имајући у виду резултате истраживања тржишта сваког предмета набавке и потребе наручиоца. Израда и доношење плана набавки Члан 19. Обавезе и овлашћења (одговорности) учесника у планирању су дефинисани тако што у предвиђеном року: – до 01.септембара Носилац планирања израђује и доставља упутство за планирање јавних набавки свим Учесницима планирања на стандардизованим обрасцима и табелама за пријављивање потреба и обавештава их о року за пријављивање потреба; – до 15.октобра Учесници планирања утврђују и исказују потребе за предметима набавки (које морају садржати описе предмета набавки, количине, процену вредности набавке, као и образложења која су од значаја за оцену оправданости, процену приоритета набавке, као и одређивање врсте поступка набавке), и достављају Носиоцу планирања документ са исказаним потребама; – до 01.новембра Носилац планирања проверавају исказане потребе (врши формалну, рачунску и логичку контролу предложених предмета, количина, процењене вредности, приоритета набавки као и осталих података, и предлаже њихове исправке) и о томе обавештава Учеснике планирања; – до 15.новембра Учесници планирања врше неопходне исправке и утврђују стварне потребе за предметима набавки, и достављају документ Носиоцу планирања; - до 01.децембра Носилац планирања обједињује потребе на нивоу целог наручиоца и доставља документ директору; – до 10.децембра директор разматра усклађеност пријављених потреба предмета набавки са стварним потребама наручиоца, а пре свега са стратешким приоритетима, усвојеним оперативним циљевима и одобреним пројектима и оцењује оправданост пријављених потреба. Директор може од Учесника планирања и Носиоца планирања захтевати додатна објашњења и измене планираних предмета набавке, количина, процењене вредности, редоследа приоритета и др.; - до 15. децембра Носилац планирања на основу реда приоритета набавки, критеријума и мерила унапред одређених упутством за планирање, доставља Учесницима планирања образложени предлог потребних корекција Нацрта плана набавки ради усклађивања са нацртом финансијског плана или нацртом буџета Републике Србије и територијалне аутономије; – до 20.децембра Учесници планирања достављају предлоге корекција Нацрта плана набавки Носиоцу планирања. Носилац планирања врши усклађивања у складу са препорукама директора и сачињава Нацрт плана набавки на нивоу наручиоца, у складу са Законом ,подзаконским актом и другим законским процедурама; – до 23.децембра, након извршених корекција Носилац планирања доставља Нацрт плана набавки шефу службе финансија ради усаглашавања са буџетом Републике Србије, територијалне аутономије и финансијским планом наручиоца; – до 30.децембра шеф службе финансија разматра усаглашеност Нацрта плана набавки са расположивим средствима из нацрта финансијског плана и нацртом буџета Републике Србије и територијалне аутономије и обавештава Носиоца планирања и директора о потреби усклађивања. Након усклађивања са предлогом финансијског плана, Носилац планирања припрема Предлог плана набавки који доставља директору. Члан 20. Секретар доноси План набавке после усвајања Финансијског плана или буџета Републике Србије и територијалне аутономије, а најкасније до 31. јануара текуће године. Члан 21. План набавки Носилац планирања доставља Учесницима планирања, као и директору одмах након доношења. План набавки Носилац планирања у року од десет дана од дана доношења доставља у електронском облику Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији, у складу са Законом и подзаконским актом. Члан 22. Измене и допуне плана набавки доносе се у поступку који је прописан за доношење плана набавки, када су испуњени услови прописани Законом. Измене и допуне плана набавки Носилац планирања у року од десет дана од дана доношења доставља у електронском облику Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији, на начин прописан Законом и подзаконским актом. Надзор над извршењем Плана набавки Члан 23. Носилац планирања и Учесници планирања у делу који су планирали дужни су да прате извршење плана набавки по различитим критеријумима (позицији плана, предмету набавке, врсти поступка, броју закључених уговора, добављачима, реализацији и важењу појединачних уговора и сл). Носилац планирања, у склопу Упутства за планирање, треба да пружи смернице организационим јединицама у вези са начином и роковима за праћење и достављање података о извршењу плана набавки, за одређене предмете набавки. Праћење реализације омогућава анализу остварених резултата, прецизније и сигурније планирање у будућем периоду, те повећање ефикасности и квалитета пословних процеса уз уштеде које произилазе из професионалног приступа процесу осмишљеног планирања. Извештај о извршењу плана набавки Члан 24. Секретар сачињава Извештај о извршењу плана набавки. Секретар Извештај из става 1. овог члана доставља директору који о томе подноси извештај Управном одбору Дома. Носилац планирања сачињава коначан извештај о извршењу плана набавки најкасније до 31. марта текуће за претходну годину; извештај о извршењу плана обавезно садржи и анализу и препоруке за унапређење система планирања у наредном периоду; Извештај о извршењу плана заједно са анализом и препорукама за унапређење система планирања се усваја и потписује га директор; Извештај о извршењу плана Носилац планирања доставља Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији у електронској форми, коришћењем апликативног софтвера који је израђен од стране Управе за јавне набавке и постављен на њен сајт. Носилац планирања извештај из става 1. овог члана доставља свим организационим једницама и директору. Циљеви поступка јавне набавке Члан 25. У поступку јавне набавке морају бити остварени циљеви, који се односе на: - целисходност и оправданост јавне набавке – прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета и потребних количина, за задовољавање стварних потреба наручиоца на ефикасан, економичан и ефективан начин; - економично и ефикасно трошење јавних средстава – принцип „вредност за новац“, односно прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета по најповољнијој цени; - ефективност (успешност) – степен до кога су постигнути постављени циљеви, као и однос између планираних и остварених ефеката одређене набавке; - транспарентно трошење јавних средстава; - обезбеђивање конкуренције и једнак положај свих понуђача у поступку јавне набавке; - заштита животне средине и обезбеђивање енергетске ефикасности; - благовремено и ефикасно спровођење поступка јавне набавке за потребе несметаног одвијања процеса рада наручиоца и благовременог задовољавања потреба осталих корисника. Достављање, пријем писмена и комуникација у пословима јавних набавки Члан 26. Достављање, пријем, кретање и евидентирање понуда, пријава и других писмена у вези са поступком јавне набавке и обављањем послова јавних набавки (планирање, спровођење поступка и извршење уговора о јавној набавци), обавља се преко Техничког сектретара, који прима, отвара и прегледа пошту, заводи, распоређује и доставља организационим јединицама Дома. Члан 27. Технички секретар је задужен за пријем поште. Примљена пошта заводи се у одговарајућој евиденцији истог дана кад је примљена и под датумом под којим је примљена и одмах се доставља у рад. Примљене понуде у поступку јавне набавке, измене и допуне понуде, заводе се у тренутку пријема и на свакој понуди, односно измени или допуни понуде, обавезно се мора назначити датум и тачно време пријема. Уколико запослени из става 1. овог члана утврди неправилности приликом пријема понуде [нпр. понуда није означена као понуда па је отворена, достављена је отворена или оштећена коверта и сл], дужан је да о томе сачини белешку и достави је Секретару, односно Председнику комисије за јавну набавку. Примљене понуде чува технички секретар у затвореним ковертама до отварања понуда када их предаје Комисији за јавну набавку. Пријем понуда потврђује се потписом Председника комисије за јавну набавку или члана комисије, у посебној евиденцији о примљеним понудама. Сви запослени који су имали увид у податке о достављеним понудама, дужни су да чувају као пословну тајну имена заинтересованих лица, понуђача, подносилаца пријава, као и податке о поднетим понудама, односно пријавама, до отварања понуда, односно пријава. Члан 28. Акта у поступку јавне набавке потписује директор, изузев аката које у складу са одредбама Закона потписује Комисија за јавну набавку. Спровођење поступка јавне набавке Захтев за покретање поступка јавне набавке Члан 29. Захтев из става 1. овог члана подноси се Секретару у чијем је делокругу спровођење поступака јавних набавки у року за покретање поступка који је одређен Планом набавки. Подносилац захтева дужан је да одреди предмет јавне набавке, процењену вредност, техничке спецификације, квалитет, количину и опис добара, радова или услуга, начин спровођења контроле и обезбеђивања гаранције квалитета, техничке прописе и стандарде који се примењују, рок извршења, место извршења или испоруке добара, евентуалне додатне услуге и слично, одржавање, гарантни рок, тако да не користи дискриминаторске услове. Члан 30. Подносилац захтева уз захтев за покретање поступка јавне набавке, доставља образложење за покретање преговарачког поступка без објављивања позива за подношење понуда и потребне доказе, уколико сматра да су испуњени Законом прописани услови за покретање ове врсте поступка. Секретар упућује Управи за јавне набавке захтев за добијање мишљења о основаности примене преговарачког поступка, о чему обавештава подносиоца захтева. Члан 31. По пријему захтева за покретање поступка јавне набавке, секретар је дужан да провери да ли исти садржи све утврђене елементе, а нарочито да ли је јавна набавка предвиђена Планом набавки наручиоца за текућу годину. Захтев за покретање поступка јавне набавке се потом доставља шефу службе финансија на проверу односно утврђивање да ли су средства за предматну набавку предвиђена финансијским планом. Уколико поднети захтев садржи недостатке, односно не садржи све потребне елементе, исти се без одлагања враћа Подносиоцу захтева на исправку и допуну, која мора бити учињена у најкраћем могућем року. Уколико поднети захтев садржи све неопходне елементе, захтев се доставља на одобрење Директору, који потписује и оверава поднети захтев. Начин поступања по одобреном захтеву за покретање поступка јавне набавке Члан 32. На основу одобреног захтева, Секретар без одлагања сачињава Oдлуку о покретању поступка јавне набавке и Решење о образовању комисије за јавну набавку, који садрже све потребне елементе прописане Законом,. На Одлуку и Решење из става 1. овог члана парафирањем се саглашава Учесник планирања као корисник набавке, који се заједно са захтевом за покретање поступка јавне набавке и осталом пратећом документацијом, достављају Секретару на потпис. Начин именовања чланова комисије за јавну набавку, односно лица која спроводе поступак јавне набавке Члан 33. Комисија за јавну набавку има најмање три члана од којих је један службеник за јавне набавке или лице са стеченим образовањем на правном факултету, на студијама другог степена (дипломске академске студије - мастер, специјалистичке академске студије, специјалистичке струковне студије), односно на основним студијама у трајању од најмање четири године. Решењем се именују и заменици чланова комисије. У поступцима јавних набавки добара, услуга или радова чија је процењена вредност већа од троструког износа вредности горњег лимита јавне набавке мале вредности, службеник за јавне набавке мора бити члан Комисије. За члана комисије може бити именован службеник за јавне набавке и у поступцима јавних набавки добара, услуга или радова чија је процењена вредност мања од вредности утврђене ставом 3. овог члана. Чланови комисије именују се из реда запослених у Дому или ангажовњем спољних сарадника уколико за то постоји објективна потреба. За чланове комисије се именују лица која имају одговарајуће стручно образовање из области из које је предмет јавне набавке. Ако наручилац нема запослено лице које има одговарајуће стручно образовање из области из које је предмет јавне набавке, у комисију се може именовати лице које није запослено код наручица. У комисију се не могу именовати лица која могу бити у сукобу интереса за предмет јавне набавке. Након доношења решења, чланови комисије потписују изјаву којом потврђују да у предметној јавној набавци нису у сукобу интереса. Начин пружања стручне помоћи комисији, односно лицима која спроводе поступак јавне набавке Члан 34. Све организационе јединице Дома дужне су да у оквиру своје надлежности, знања и способности пруже стручну помоћ комисији. У случају потребе за стручном помоћи, комисија се писаним путем обраћа надлежној организационој јединици Дома. Организациона јединица Дома од које је затражена стручна помоћ комисије, дужна је да писаним путем одговори на захтев комисије, у року који одређује комисија, а у складу са прописаним роковима за поступање. Уколико организациона јединица Дома не одговори комисији или не одговори у року, комисија обавештава Директора, који ће предузети све потребне мере предвиђене позитивним прописима за непоштовање радних обавеза. Начин поступања у току израде конкурсне документације Члан 35. Комисија за јавну набавку припрема конкурсну документацију, на начин утврђен Законом и подзаконским актима који уређују област јавних набавки, тако да понуђачи на основу исте могу да припреме прихватљиву и одговарајућу понуду. Конкурсна документација мора да садржи елементе прописане подзаконским актом којим су уређени обавезни елементи конкурсне документације у поступцима јавних набавки. Конкурсна документација мора бити потписана од стране комисије најкасније до дана објављивања. Комисија је дужна да, у складу са Законом, подзаконским актима, одлуком о покретању поступка и решењем којим је образована, спроведе све радње потребне за реализацију јавне набавке. Додатне информације или појашњења и измене и допуне конкурсне документације Члан 36. Додатне информације или појашњења и потребне измене и допуне конкурсне документације, сачињава Комисија за јавну набавку. Објављивање у поступку јавне набавке Члан 37. Објављивање огласа о јавној набавци конкурсне документације и других аката у поступку јавне набавке врши Секретар за потребе комисије за јавну набавку, у складу са Законом. Отварање понуда Члан 38. На поступак отварања понуда примењују се прописи којима се уређују јавне набавке. Отварање понуда се спроводи на месту и у време који су наведени у позиву за подношење понуда, као и у конкурсној документацији. Отварање понуда се спроводи одмах након истека рока за подношење понуда. Отварање понуда је јавно и може присуствовати свако заинтересовано лице. Наручилац ће искључити јавност у поступку отварања понуда уколико је то потребно ради заштите података који представљају пословну тајну у смислу закона којим се уређује заштита пословне тајне или представљају тајне податке у смислу закона којим се уређује тајност података. У поступку отварања понуда могу активно учествовати само овлашћени представници понуђача. Прeдстaвник пoнуђaчa кojи учeствуje у пoступку oтвaрaњa пoнудa имa прaвo дa приликoм oтвaрaњa пoнудa изврши увид у пoдaткe из пoнудe кojи сe унoсe у зaписник o oтвaрaњу пoнудa. Приликом отварања понуда комисија сачињава Записник о отварању понуда по партијама, односно на Записнику о отварању понуда, који садржи податке предвиђене Законом. Записник о отварању понуда потписују чланови Комисије и представници понуђача, који преузимају примерак записника а понуђачима који нису учествовали у поступку отварања понуда доставља се записник у року од три дана од дана отварања. Начин поступања у фази стручне оцене понуда Члан 39. Комисија за јавну набавку је дужна да, након отварања понуда, приступи стручној оцени понуда у складу са Законом, и о прегледу и оцени понуда за јавну набавку сачини Извештај о стручној оцени понуда. Извештај из става 1. овог члана мора да садржи нарочито следеће податке: - предмет јавне набавке; - податке из плана набавке који се односе на предметну јавну набавку; - процењену вредност јавне набавке; - евентуална одступања од плана набавки са образложењем; - ако је спроведен поступак који није отворен или рестриктивни поступак, разлоге и околности које оправдавају примену тог поступка; - ако се поступак јавне набавке спроводи заједно са другим наручиоцем у складу са чланом 50. Закона, основне податке о том наручиоцу; - основне податке о понуђачима; - понуде које су одбијене, разлоге за њихово одбијање и понуђену цену тих понуда; - ако је поднета само једна понуда, мишљење комисије о разлозима који су узроковали подношење једне понуде и предлог мера које треба предузети да се у наредним поступцима обезбеди конкуренција у поступку; - ако су све понуде неодговарајуће или неприхватљиве мишљење комисије о разлозима који су узроковали подношење таквих понуда и опис начина на који је одређена процењена вредност; - ако је понуда одбијена због неуобичајено ниске цене, детаљно образложење – начин на који је утврђена та цена; - начин примене методологије доделе пондера; - назив понуђача коме се додељује уговор, а ако је понуђач навео да ће набавку извршити уз помоћ подизвођача и сваки део уговора који ће извршити подизвођач. Доношење одлуке у поступку Члан 40. У складу са Извештајем о стручној оцени понуда, Комисија за јавну набавку припрема Предлог одлуке о избору најповољније понуде (додела уговора) у предмету јавне набавке меле / велике вредности, Предлог одлуке о закључењу оквирног споразума, Предлог одлуке о обустави поступка јавне набавке, односно Предлог одлуке о признавању квалификације. Предлог одлуке из става 1. овог члана доставља се овлашћеном лицу на потписивање. Потписана одлука се доставља понуђачима у року од три дана од дана доношења. Начин поступања у току закључивања уговора Члан 41. По истеку рока за подношење захтева за заштиту права након доношења Одлуке о додели уговора, односно Одлуке о закључењу оквирног споразума, односно ако у року предвиђеним Законом није поднет захтев за заштиту права или је захтев за заштиту права одбачен или одбијен, Секретар сачињава предлог уговора, а исти мора одговарати моделу уговора из конкурсне документације. Уговор потписује Директор у року не дужем од пет дана. Уговор се сачињава у 4 (четири) истоветна примерка. Након потписивања уговора од стране Директора, Технички секретар доставља примерке уговора на потписивање другој уговорној страни. Секретар задржава један потписани примерак уговора за себе, док други примерак доставља Техничком секретару који умножава уговор у довољан број примерака и прослеђује лицу задућеном за праћење реализације уговора односно кориснику набавке и служби финансија. Поступање у случају подношења захтева за заштиту права Члан 42. Комисија поступа по пријему захтева за заштиту права, у складу са Законом. У случају потребе за стручном помоћи, комисија поступа у складу са чланом 34. Правилника. Овлашћења и одговорности у поступку јавне набавке Члан 43. Секретар координира радом комисије за јавне набавке, пружа стручну помоћ комисији у вези са спровођењем поступка и обавља друге активности у вези са спровођењем поступка јавне набавке. За законитост спровођења поступка јавне набавке, сачињавање предлога и доношење одлука, решења и других аката у поступку јавне набавке одговорни су: Комисија за јавну набавку, Секретар и Директор. Акте у поступку јавне набавке сачињава Секретар, а Комисија за јавну набавку сачињава Конкурсну документацију, Записник о отварању понуда и Извештај о стручној оцени понуда. Секретар и Подносилац захтева одређују обликовање јавне набавке по партијама. Додатне услове за учешће у поступку јавне набавке, одређује Комисија за јавну набавку. Техничке спецификације предмета јавне набавке одређује Подносилац захтева и одговоран је за исте, а дужан је да потпише и овери сваку страницу техничких спецификација. Техничке спецификације, као обавезан део конкурсне документације, Подносилац захтева одређује на начин који ће омогућити задовољавање стварних потреба наручиоца и истовремено омогући широком кругу понуђача да поднесу одговарајуће понуде. Комисија може извршити измене техничких спецификација, уз претходно прибављену сагласност Подносиоца захтева. Критеријуме за доделу уговора и елементе критеријума, као и методологију за доделу пондера за сваки елемент критеријума, начин навођења, описивања и вредновања елемената критеријума у конкурсној документацији, утврђује Комисија, узимајући у обзир врсту, техничку сложеност, трајање, вредност јавне набавке и сл. Упоређивање понуђене цене са тржишном ценом врши Комисија. Модел уговора сачињава Секретар, уколико се за сачињавање модела уговора захтевају посебна стручна знања, Секретар може захтевати стручну помоћ организационих јединица Дома или стручног лица ван Дома. У поступку заштите права поступа Комисија за набавку, која може захтевати стручну помоћ правне и осталих стручних служби. Ако је захтев за заштиту права уредан, благовремен и изјављен од стране овлашћеног лица, Комисија за јавну набавку је дужна да на основу чињеничног стања, у име и за рачун наручиоца одлучи по поднетом захтеву, тако што са примљеним захтевом за заштиту права предузима радње на начин, у роковима и по поступку који је прописан Законом. За поступање у роковима за закључење уговора, одговоран је Секретар. Прикупљање података, сачињавање и достављање извештаја о јавним набавкама Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији врши Секретар. Секретар извештаје доставља након потписивања од стране Директора. За достављање Управи за јавне набавке доказа негативне референце за неиспуњавање обавеза у поступку јавне набавке, одговоран је Секретар. Начин обезбеђивања конкуренције Члан 44. Конкуренција у свим поступцима јавне набавке обезбеђује се у складу са Законом, уз обавезу примене начела транспарентности поступка јавне набавке. У поступку јавне набавке неопходно је одредити услове за учешће у поступку, техничке спецификације и критеријуме за доделу уговора на начин који обезбеђује учешће што већег броја понуђача и подносиоца пријава и који не ствара дискриминацију међу понуђачима. У циљу обезбеђивања конкуренције, у поступку јавне набавке мале вредности позив се упућује на адресе најмање три лица која обављају делатност која је предмет јавне набавке и која су према сазнањима наручиоца способна да изврше набавку, а када год је могуће и на адресе већег броја лица. У преговарачком поступку без објављивања позива за подношење понуда позив се упућује, увек ако је то могуће, на адресе најмање три лица која обављају делатност која је предмет јавне набавке и која су према сазнањима наручиоца способна да изврше набавку, а када год је могуће и на адресе већег броја лица. До сазнања о потенцијалним понуђачима који могу да изврше предмет јавне набавке, долази се истраживањем тржишта на начин одређен у делу планирања набавки. Начин поступања у циљу заштите података и одређивање поверљивости Члан 45. Сва лица која су учествовала у поступку јавне набавке, као и сви запослени који су имали увид у податке о понуђачима садржане у понуди које је као поверљиве, у складу са Законом, понуђач означио у понуди, дужни су да чувају као поверљиве и одбију давање информације која би значила повреду поверљивости података добијених у понуди. Не сматрају се поверљивим докази о испуњености обавезних услова, цена и други подаци из понуде који су од значаја за примену елемената критеријума и рангирање понуде. Понуде и сву документацију из поступка набавке (од момента пријема понуде до отварања понуде, закључења уговора и након тога), чува Секретар, који је дужан да предузме све мере у циљу заштите података у складу са законом. Свим лицима која учествују у спровођењу поступка јавне набавке, односно у припреми конкурсне документације за јавну набавку или појединих њених делова, забрањено је да трећим лицима саопштавају било које незваничне податке у вези са јавном набавком. Документација се чува код Секретара до извршења уговора, након чега се доставља на архивирање у складу са Правилником о архивирању. Одређивање поверљивости Члан 46. У конкурсној документацији може се захтевати заштита поверљивости података који се понуђачима стављају на располагање, укључујући и њихове подизвођаче. Преузимање конкурсне документације може се условити потписивањем изјаве или споразума о чувању поверљивих података уколико ти подаци представљају пословну тајну у смислу закона којим се уређује заштита пословне тајне или представљају тајне податке у смислу закона којим се уређује тајност података. За одређивање поверљивости података овлашћен је и одговоран Управни одбор Дома. Секретар за сваку конкретну набавку приликом достављања члановима комисије Решења о именовању комисије, доставља и информацију о поверљивим подацима. Комисија је дужна да поступа са поверљивим подацима у складу са Законом. Начин евидентирања свих радњи и аката, чувања документације у вези са јавним набавкама и вођења евиденције закључених уговора и добављача Члан 47. Наручилац је дужан да евидентира све радње и акте током планирања, спровођења поступка и извршења јавне набавке, да чува сву документацију везану за јавне набавке у складу са прописима који уређују област документарне грађе и архива, најмање десет година од истека уговореног рока за извршење појединачног уговора о јавној набавци, односно пет година од доношења одлуке о обустави поступка и да води евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача. Сва лица која учествују у поступку јавне набавке од момента планирања до реализације предметне набавке одговорна су за евидентирање свих радњи и аката у вези са јавним набавкама. Секретар је дужан да прикупља и евидентира податке о поступцима јавних набавки и закљученим уговорима о јавним набавкама, као и да Управи за јавне набавке доставља тромесечни извештај најкасније до 10-ог у месецу који следи по истеку тромесечја, у складу са Законом. Тромесечни извештај из става 3. овог члана потписује Директор или лице које он овласти. Секретар води евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача, у писаној и/или електронској форми. Начин праћења извршења уговора о јавној набавци Правила за достављање уговора и потребне документације унутар наручиоца Члан 48. Секретар непосредно по закључењу уговора о јавној набавци, уговор доставља Техничком секретару који даље уговор умножава у довољном броју примерака и прослеђује лицима одговорним за праћење реализације уговора односно корисницима набавке и шефу службе финансија. Правила и комуникације са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора Члан 49. Комуникација са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци одвија се искључиво писаним путем, односно путем поште, електронске поште или факсом. Комуникацију са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци може вршити Секретар и корисник набавке као овлашћено лице у чијем је делокругу располагање добрима, услугама или радовима који су предмет уговора о јавној набавци, односно у чијем је делокругу праћење извршења уговора. Наручилац одмах по закључењу уговора о јавној набавци обавештава другу уговорну страну о контакт подацима лица које је овлашћено да врши комуникацију у вези са праћењем извршења уговора. Одређивање лица за праћење извршења уговора о јавним набавкама Члан 50. Секретар у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци, писаним налогом (најчешће већ у самом уговору) именује, лице/а које/а ће вршити квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, односно које/а ће вршити остале потребне радње у вези са праћењем извршења уговора о јавној набавци. Критеријуми, правила и начин провере квантитета и квалитета испоручених добара, пружених услуга или изведених радова Члан 51. Лице/е које/а је/су именовано/а да врши квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, проверава: - да ли количина испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговара уговореном; - да ли врста и квалитет испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговарају уговореним, односно да ли су у свему у складу са захтеваним техничким спецификацијама и понудом. Правила за потписивање докумената о извршеном пријему добара, услуга или радова Члан 52. Лице/е које/а је/су именовано/а да врши квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, сачињава/ју: - записник о квантитативном пријему добара, услуга или радова, чиме се потврђује пријем одређене количине и тражене врсте добара, услуга или радова, као и пријем неопходне документације (уговор, отпремница, улазни рачун и сл.) и - записник о квалитативном пријему добара, услуга или радова, чиме се потврђује да испоручена добра, услуге или радови у свему одговарају уговореним. Записници се потписују од стране запосленог/их из става 1. овог члана и овлашћеног представника друге уговорне стране и сачињавају се у два истоветна примерка, од чега по један примерак задржава свака уговорна страна. Правила поступања у случају рекламација у вези са извршењем уговора Члан 53. У случају када лице/е које/а је/су именовано/а да врши/е радње у вези са праћењем извршења уговора о јавним набавкама утврди да количина или квалитет испоруке не одговара уговореном, оно/а не сачињава/ју записник о квантитативном пријему и записник о квалитативном пријему, већ сачињава/ју и потписује/ју рекламациони записник, у коме наводи/е у чему испорука није у складу са уговореним. Корисник набавке у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци рекламациони записник доставља другој уговорној страни и Секретару. Поступање по рекламацији уређује се уговором о јавној набавци, законом којим се уређују облигациони односи и другим прописима који уређују ову област. Правила пријема и оверавања рачуна и других докумената за плаћање Члан 54. Рачуни и друга документа за плаћање примају се у складу са општим актима и истог дана се преко Техничког секретара достављају служби финансија у чијем су делокругу послови контроле и обраде рачуна. После пријема рачуна за испоручена добра, пружене услуге или изведене радове, служба финансија контролише постојање обавезних података на рачуну који су прописани законом, као и уговорене рокове и услове плаћања. Ако рачун не садржи све податке прописане законом служба финансија враћа рачун издаваоцу рачуна. После контроле ових података, на рачуну се потписују запослени који је извршио квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова и лице које је писменим налогом (најчешће уговором) задужено за праћење извршења уговора о јавној набавци, чиме потврђују тачност тих података. У случају да се контролом утврди неисправност рачуна – он се оспорава, уз сачињавање службене белешке у којој се наводе разлози тог оспоравања и коју потписује и лице које је писменим налогом (најчешће уговором) задужено за праћење извршења уговора о јавној набавци. Ова се белешка доставља служби финансија, ради рекламације издаваоцу тог рачуна. Након извршене контроле и комплетирања пратеће документaције за плаћање, шеф службе финансија врши исплату. Правила поступка реализације уговорених средстава финансијског обезбеђења Члан 55. У случају када утврди разлоге за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења, лице у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци, о томе без одлагања обавештава Секретара, уз достављање потребних образложења и доказа. Секретар проверава испуњеност услова за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења и уколико су за то испуњени услови, обавештава шефа службе финансија, који врши реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења у складу са важећим прописима. Поступање у вези са достављањем Управи за јавне набавке доказа негативне референце за неиспуњавање обавеза из уговора Члан 56. Сви кориснили набавке задужени за праћење извршења уговора обавештавају Секретара о постојању доказа за негативне референце. Секретар одмах и без одлагања доставља Управи за јавне набавке исправу о реализованом средству обезбеђења испуњења обавеза у поступку јавне набавке или испуњења уговорних обавеза, као и друге доказе за негативне референце. Правила стављања добара на располагање корисницима унутар наручиоца Члан 57. Добра се корисницима набавке стављају на располагање на основу задужења из централног магацина, који Шефу магацина достављају руководиоци организационих јединица Дома. Добра се додељују на коришћење на основу личног задужења запосленог средствима која само он користи на основу Налога магацину. Добра која су додељена на коришћење кориснику набавке за обављање послова из њеног делокруга а нису погодна за лично задужење, евидентирају се по припадности организационој јединици, на основу задужења руководиоца организационе јединице. Правила поступања у вези са изменом уговора Члан 58. Лице задужено за праћење извршења уговора о јавној набавци, у случају потребе за изменом уговора о јавној набавци, о томе обавештава Секретара. Уколико друга уговорна страна захтева измену уговора о јавној набавци, Лице задужено за праћење извршења уговора о јавној набавци овај захтев заједно са својим мишљењем о потреби и оправданости захтеваних измена, доставља Секретару. Секретар проверава да ли су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци. Уколико су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци, Секретар израђује предлог одлуке о измени уговора и предлог анекса уговора, које доставља на потпис директору. Секретар у року од три дана од дана доношења одлуке објављује на Порталу јавних набавки и доставља извештај Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији. Поступање у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року Члан 59. Лице задужено за праћење извршења уговора о јавној набавци, у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року, о томе обавештава другу уговорну страну. Уколико друга уговорна страна не отклони грешке у гарантном року у складу са уговором, Лице задужено за праћење извршења уговора о јавној набавци о томе обавештава Секретара. Секретар проверава испуњеност услова за реализацију уговореног средства финансијског обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року и, уколико су за то испуњени услови, обавештава шефа службе финансија, који реализује средство обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року. Секретар одмах и без одлагања доставља Управи за јавне набавке исправу о реализованом средству обезбеђења. Правила за састављање извештаја (анализе) о извршењу уговора Члан 60. Лице задужено за праћење извршења уговора о јавној набавци, сачињава извештај о извршењу уговора, који нарочито садржи: - опис тока извршења уговора; - укупну реализовану вредност уговора; - уочене проблеме током извршења уговора; - евентуалне предлоге за побољшање. Извештај о свим уговорима који су реализовани у том тромесечју лица из става 1. овог члана достављају Директору најкасније до 5. у месецу који следи по истеку тромесечја. Усавршавање запослених који обављају послове јавних набавки Члан 61. Наручилац ће омогућити континуирано стручно усавршавање запослених који обављају послове јавних набавки. Члан 62. У случају кршења одредаба овог Правилника одговорност запослених лица утврдиће се на основну одредаба Правилника о дисциплинској одговорности Дома студентског стандарда Студентски центар „Суботица“ у Суботици. Завршна одредба Члан 63. Овај правилник ступа на снагу у року од осам дана од дана доношења. Даном доношења Правилник ће се објавити и на огласној табли Дома. ДИРЕКТОР Ненад Козомора, дипл. правник

Правилник о поступцима јавне набавке унутар дома за децу ометену у развоју “Колевка”